Pierwszym krokiem do zorganizowania udanego spotkania biznesowego jest stworzenie agendy. Pomoże to zorganizować spotkanie i pozwoli uczestnikom wiedzieć, o czym będą dyskutować na spotkaniu. Najlepiej mieć wszystkie potrzebne materiały przed rozpoczęciem spotkania. Obejmuje to informacje o każdym punkcie agendy oraz wszelkie materiały dotyczące tego konkretnego tematu. Ważne jest również ustalenie limitu czasowego dla każdego punktu porządku obrad. Pozwoli to uczestnikom dowiedzieć się, ile czasu mają na dyskusję, a także da im wszystkim wyobrażenie, ile czasu będą potrzebować, aby przygotować swoją odpowiedź lub prezentację na ten konkretny temat. przedmiot lub temat. Na koniec ważne jest, aby wszyscy rozumieli, o czym jest to spotkanie i dlaczego odbywa się z wyprzedzeniem.
Dlaczego kontakty towarzyskie w miejscu pracy są ważne?
W czasach kiedy wszystko przenosi się do internetu, osobiste spotkania z pracownikami są bezcennym elementem zespalania zespołu. Spotkania mogą odbywać się cyklicznie lub przy ważniejszych okazjach, jednak zawsze warto trzymać się pewnego schematu przy organizacji wydarzenia. Każde ze spotkań powinno być tak przygotowane, żeby pracownicy mieli świadomość, że jest to ważne wydarzenie, na którym będą omawiane istotne sprawy firmy. Jednak często równie ważne informację zaczynają krążyć między zespołem w czasie przerw. To właśnie w tym czasie grupa pracowników jeszcze bardziej przybliża się do siebie. Kontakty towarzyskie jakie zawieramy na różnych spotkaniach firmowych lub szkoleniach dają nam możliwość poznania bliżej zespołu oraz zawarcia znajomości, która nie tylko może pomóc w sprawach służbowych, ale może zamienić się w przyjaźń również poza pracą.
Jak zorganizować spotkanie w biurze
Utrzymuj porządek i planuj spotkania z wyprzedzeniem, wykonując następujące czynności:
- Zacznij od celu spotkania. Napisz, co chcesz uzyskać z tego spotkania. Pomoże Ci to pozostać na dobrej drodze i upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie.
- Znajdź datę i godzinę, która będzie odpowiednia dla każdego. Jeśli ktoś potrzebuje specjalnego zakwaterowania, na przykład jeśli jedna osoba nie może uczestniczyć z powodu konfliktu z harmonogramem, również o tym wspomnij.
- Wymień osoby, które będą uczestniczyć w spotkaniu i dołącz odpowiednie informacje kontaktowe (numer telefonu, adres e-mail itp.)
- Sporządź wcześniej plan (agendę). Pomaga to pozostać na dobrej drodze podczas spotkania, a także upewnić się, że nic nie zostanie pominięte lub zapomniane.
O czym musisz jeszcze pamiętać
Oprócz przygotowania samego przebiegu spotkania, ważne jest abyś pomyślał również o otoczeniu. Przygotuj miejsce, gdzie pracownicy będą mogli swobodnie zapalić w czasie przerwy lub będą mogli porozmawiać przez telefon. Przy krótkich zebraniach zadbaj o ciepłe i zimne napoje oraz przekąski, natomiast przy całodziennym spotkaniu zapewnij wszystkim obiad w ciekawej knajpce. Takie wyjście być może zajmie trochę czasu, jednak świetnie zespoli grupę.
- Admin